Excel-tiedoston saavutettavuus

Tietoa voi taulukoida saavutettavasti

Taulukkolaskentaohjelma Excelillä on myös mahdollista tuottaa saavutettavia asiakirjoja. Kun muistat tietyt toimintatavat ja asetukset, saat Excelillä tuotettua saavutettavia taulukoita tai niistä muodostettuja PDF-tiedostoja. Samoin kuin muiden verkossa julkaistavien tiedostojen kohdalla, kannattaa Excelillä tuotettujen työkirjojen kohdallakin pohtia, missä muodossa tieto on järkevintä julkaista.

Selkeä ulkoasu auttaa hahmottamaan sisältöjä

Kuten muidenkin dokumenttien kohdalla, myös Excel-tiedostoissa ja niistä tehdyissä PDF- tiedostoissa kannattaa kiinnittää huomiota riittävän selkeään ulkoasuun ja rakenteeseen.

Taulukkomuodossa oleva tieto on usein helpompi hahmottaa, jos taulukossa on enemmän rivejä kuin sarakkeita. Etenkin pitkäksi venyvät sarakkeet vaativat sivuttaissuuntaista vierittämistä, mikä on pystysuuntaista hankalampaa esimerkiksi hahmottamisen kannalta. Etenkin mobiililaitteiden pieniltä ruuduilta tällaista taulukkoa voi olla mahdotonta tarkastella.

Yleinen taulukkomuotoisen tiedon esittämiseen liittyvä ongelma on myös se, että taulukot paisuvat helposti kovin laajoiksi. Etenkin, jos taulukossa on tarpeen käyttää väliotsikoita, voi tieto olla järkevämpää jäsennellä useampaan pienempään taulukkoon.

Excelin oletusasetuksella fonttikoko on varsin pieni ja rivit kapeat. Jos ei ole erityistä syytä säästää tilaa (esimerkiksi tulostusasettelu asiakirjassa, joka on tarkoitettu tulostettavaksi tai painettavaksi), kannattaa taulukoista tehdä helpommin hahmotettavia ja luettavia. Se onnistuu esimerkiksi käyttämällä selkeää kirjasinta ja vähintään fonttikokoa 12 sekä suurentamalla sarakkeiden ja rivien väljyyttä.

Koska apuvälineet lukevat taulukkoa aina järjestyksessä, ensimmäisessä eli solussa 1A pitäisi olla aina sisältöä, jotta tiedostoa ei tulkittaisi tyhjäksi. Yleensä siinä solussa kannattaa olla taulukon pääotsikko tai nimi.

Muista värit ja kontrastit

Excel-taulukoissa on yleistä käyttää värejä erottamaan erilaisia tietoalueita toisistaan. Väriä voi käyttää tehosteena ja se onkin usein hyödyllistä esimerkiksi lukivaikeuksia kokeville. Väri ei kuitenkaan saisi olla ainoa keino, jolla tietoa välitetään, joten pidä huoli, että sama asia tulee ilmaistua myös sanallisesti.

Värejä valitessa kannattaa huomioida, että Microsoft 365-ympäristön tarjoamat valmiit värityylit eivät välttämättä täytä saavutettavuusvaatimuksissa määriteltyjä minimikontrasteja. Riittävät kontrastit on varmistettava erikseen, jos haluaa käyttää monia värejä. Hyvä keino on tarkastaa, miltä työkirja näyttäisi kokonaan mustavalkoisena esimerkiksi tulostuksen mustavalkoista esikatselua käyttämällä.

Nimeä työkirjasi ja sen taulukot

Kuten muillekin asiakirjoille, myös verkossa julkaistaville Excel-työkirjoille on annettava otsikko (englanniksi title) ja kuvaava tiedostonimi. Asiakirjan oma otsikko annetaan Tiedosto-välilehdellä.

Excel-asiakirja koostuu usein monista taulukoista tai välilehdistä: myös kukin taulukko pitää nimetä eikä työkirjaan pidä jättää tyhjiä tai nimettömiä taulukoita.

Vältä yhdistettyjä, piilotettuja ja sisäkkäisiä soluja

Tiedon asettelun taulukon soluihin tulisi olla yksinkertaista, jotta taulukko olisi mahdollisimman saavutettava. Vältä jaettuja, yhdistettyjä ja sisäkkäisiä soluja (englanniksi split and merged cells), sillä nämä ovat paitsi vaikeita hahmottaa myös ruudunlukijoille pulmallisia. Pahimmassa tapauksessa lukija jää jumiin tällaiseen tietosoluun.

Tietoalueelle ei myöskään tulisi jättää tyhjiä soluja, rivejä tai sarakkeita. Jos kyseiseen soluun ei kuulu mitään arvoa, kannattaa tiedon puuttuminenkin merkitä (tilanteen mukaan esimerkiksi nollalla tai viivalla).

Myös solujen ja tietoalueiden suojaaminen tai piilottaminen tekee niiden käyttämisestä apuvälineillä hankalaa tai jopa mahdotonta, joten tätä tulisi välttää.

Käytä jokaisella taulukolla otsikkoa: kohdassa Lisää taulukko rastita Taulukossa on otsikot. Tällöin apuvälineet osaavat toistaa otsikkotiedon taulukkoa selatessa, eikä lukijan tarvitse pitää tuota tietoa mielessään.

Anna kaavioille vaihtoehtoinen teksti

Myös Excelissä pitää kuville ja kuvaajille antaa vaihtoehtoinen teksti eli ns. alt-teksti. Excel- tiedostossa teksti voi olla suppea, koska yleensä mukana on myös itse taulukko, josta tarkat tiedot löytyvät. Jos siis esimerkiksi on taulukoitu tietoa tapausten yleisyydestä eri vuosina ja taulukon pohjalta luo viivadiagrammin, vaihtoehtoiseksi tekstiksi riittää viivan esittämän trendin nimeäminen, onko se esimerkiksi tasainen, nouseva tai laskeva.

Usein Excelissä tuotettuja kaavioita käytetään kuitenkin toisissa asiakirjoissa. Tällöin vaihtoehtoinen teksti riippuu ympäröivästä tekstistä. Jos käytät Excelissä laatimaasi kaaviota esimerkiksi PowerPoint-esityksessä, ja kaavion olennainen sisältö on kerrottu myös sanoin, voi vaihtoehtoinen teksti olla suppea. Jos kaavion tiedot ilmenevät vain kaaviosta, selosta sen sisältö kuvauksessa. Jos kyseessä on kuvituskuva, merkitse kuva koristeelliseksi. Vaihtoehtoisen tekstin voi laatia joko Excelissä tai vasta siinä ohjelmassa, missä asiakirjaa laatii.

Miten lisäät vaihtoehtoisen tekstin Excel-ohjelmassa (Microsoft 365):

1. Valitse kuva klikkaamalla kaavioalueen reunaa (ei siis kaavion päältä).
2. Paina hiiren kakkospainiketta.
3. Valitse avautuvasta valikosta kohta Näytä vaihtoehtoinen teksti..
4. Kirjoita vaihtoehtoinen teksti oikealle avautuvaan ikkunaan. Päätä teksti pisteeseen.

Miten lisäät vaihtoehtoisen tekstin Excel 2016 -ohjelmassa:

1. Valitse kuva klikkaamalla kaavioalueen reunaa (ei siis kaavion päältä).
2. Paina hiiren kakkospainiketta.
3. Valitse avautuvasta valikosta kohta Muokkaa kuvaa.
4. Mene kolmanteen kohtaan ja valitse alin eli Vaihtoehtoinen kuvaus.
5. Kirjoita vaihtoehtoinen teksti avautuvaan ikkunaan Kuvaus-kenttään. Otsikko-kentän voit jättää tyhjäksi.

Tarkistaminen

Kun olet saanut työkirjasi valmiiksi, tarkista vielä sen saavutettavuus. Parhaaseen tulokseen pääsee, kun yhdistää ohjelman oman automaattisen tarkistuksen ja ns. ihmissilmäisen tarkistuksen.

Tarkista helppokäyttöisyys -toiminto

Excel-ohjelmassa on toiminto, jonka avulla dokumentin saavutettavuuden voi tarkistaa. Toiminnon nimi on Tarkista helppokäyttöisyys. Se löytää monia saavutettavuusvirheitä ja ongelmia, mutta ei kuitenkaan kaikkia. Toiminto löytyy Tarkista-valikosta tai Tiedosto-valikosta. Helppokäyttöisyyden tarkistuksen voi tehdä vain niille tiedostoille, joiden tiedostomuoto on .xlsx.

1. Avaa Tiedosto-välilehti. Tiedot-kohdassa on Tarkista ongelmien varalta -painike.
2. Avaa painikkeesta valikko ja valitse keskeltä Tarkista helppokäyttöisyys.
3. Tämän jälkeen näytön oikeaan laitaan ilmestyy ikkuna Helppokäyttöisyyden tarkistus. Tarkistuksen tuloksissa näkyvät mahdolliset virheet ja varoitukset.
4. Saat lisätietoja tuloksista, kun painat tuloslistassa elementin nimeä. Excel osoittaa esityksessä virheelliseen kohtaan ja kertoo myös miksi korjaus kannattaa tehdä sekä antaa korjausohjeet. Ohjelma antaa myös varoituksia ja vinkkejä.
5. Korjaa ainakin kaikki suoranaiset virheet.

Huomaa, että tarkistus ei löydä kaikkia virheitä eikä tarkista laatua! Tarkistus esimerkiksi tutkii, onko kuvalla vaihtoehtoinen teksti, mutta ei arvioi sitä, kuinka hyvä vaihtoehtoinen teksti on. Ihmisen tekemä tarkistus on siis myös tarpeen.

Tarkista vielä itse

Kun olet ajanut helppokäyttöisyyden tarkistuksen ja korjannut siinä esiin tulleet virheet, tarkista itse vielä seuraavat asiat:

• Jos käytit kuvia tai värejä, onhan niissä riittävät kontrastit
• Onko työkirjan asettelu selkeä ja riittävän väljä?
• Onhan kaikilla taulukoilla annettu nimi?
• Onko tiedoston ominaisuuksissa annettu otsikko?
• Onko tiedostolle annettu hyvä tiedostonimi, joka kuvaa tiedoston sisällön henkilölle, joka lataa sen?

Excelistä saavutettava PDF

Kun olet tehnyt työkirjasi edellä annettujen ohjeiden mukaisesti ja tarkistanut sen helppokäyttöisyyden, voit muuntaa sen saavutettavaksi PDF-tiedoksi.

1. Tee PDF-tiedosto Vie-toiminnon avulla
2. Valitse Vie > Luo PDF- tai XPS-tiedosto
3. Ennen julkaisemista avaa Asetukset-valikko.
4. Valitse tallennuksen asetuksissa kohta Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten. Tämä valinta tuo tekemäsi saavutettavuutta tukevat ominaisuudet mukaan PDF-tiedostoon.
5. Sen jälkeen voit julkaista PDF:n.

Älä käytä Tulosta PDF -toimintoa. Lopputuloksena ei ole saavutettava PDF, vaan pelkkä kuva.