Tillgänglighet för Excel-filer

Information i tabeller på ett tillgängligt sätt

Det går även att producera tillgängliga dokument med kalkylprogrammet Excel. Så länge du kommer ihåg tillvägagångssätt och inställningar, kan du skapa tillgängliga tabeller i Excel eller konvertera dem till PDF-filer. Liksom med andra filer som publiceras på internet, lönar det sig även med Excel-dokument att fundera över vilket format som passar bäst för att publicera informationen.

En tydlig layout hjälper till att uppfatta innehållet

Liksom med andra dokument, lönar det sig att fästa uppmärksamhet vid tillräckligt tydlig layout och struktur i Excel-filer och PDF-filer som konverterats från Excel.

Det är ofta enklare att uppfatta information i tabellformat om tabellen har fler rader än kolumner. Särskilt breda kolumner kräver bläddring i sidled, vilket är svårare än i höjdled till exempel för uppfattningens del. I synnerhet på mobilenheternas små skärmar kan en sådan tabell vara omöjlig att läsa.

Ett allmänt problem när man presenterar information i tabellformat är också att tabellerna lätt blir väldigt omfattande. Särskilt om man behöver använda mellanrubriker i tabellen, kan det vara vettigare att dela upp informationen i flera mindre tabeller.

I Excels standardinställning är teckenstorleken är ganska liten och raderna smala. Om du inte har en särskild anledning att spara på utrymme (till exempel utskriftslayouten för ett dokument som är avsett för utskrift eller tryck), lönar det sig att göra tabellerna enklare att uppfatta och läsa. Det gör du exempelvis genom att använda ett tydligt teckensnitt och en teckenstorlek på minst 12 samt genom att förstora kolumnernas och radernas vidd.

Eftersom hjälpmedlen alltid läser tabellen i ordning, ska det alltid finna innehåll i den första cellen 1A så att filen inte tolkas som tom. Vanligtvis är det bra att skriva in tabellens huvudrubrik eller namn i den cellen.

Kom ihåg färger och kontraster

Det är vanligt att använda färger i Excel-tabeller för att skilja olika slags dataområden från varandra. Färg kan användas som en effekt och ofta är det också något som hjälper exempelvis dem med läs- och skrivsvårigheter. Färg bör dock inte vara det enda sättet att förmedla information, så se till att samma sak även uttrycks verbalt.

När du väljer färger är det bra att beakta att de färdiga färgstilarna som MS Office nödvändigtvis inte uppfyller minimikontrasterna som definieras i tillgänglighetskraven. Om du vill ha många färger, måste du kontrollera tillräckliga kontraster separat. Ett bra sätt är att kontrollera hur arbetsboken ser ut helt svartvit till exempel med hjälp av förhandsvisning för svartvit utskrift.

Namnge din arbetsbok och tabellerna i den

Liksom för andra dokument, måste du även ge Excel-arbetsböcker en titel (title på engelska) och ett beskrivande filnamn. Dokumentets egen titel anges på fliken Arkiv.

Excel-dokumentet består ofta av många blad eller flikar. Varje tabell måste också namnges och du får inte lämna några tomma eller namnlösa blad i arbetsboken.

Undvik sammanfogade, dolda och kapslade celler

Placeringen av informationen i tabellens celler ska vara enkel, så att tabellen ska vara så tillgänglig som möjlig. Undvik delade, sammanfogade och kapslade celler (på engelska split and merged cells), eftersom de är både svåra att uppfatta och problematiska för skärmläsare. I värsta fall fastnar läsaren i en sådan här datacell.

Du ska inte heller lämna tomma celler, rader eller kolumner i dataområdet. Om det inte ska vara något värde i en viss cell, är det bra att markera att det fattas ett värde (med en nolla eller ett sträck, beroende på relevans).

Du bör undvika att skydda eller dölja celler och dataområden, eftersom det även då blir svårt eller till och med omöjligt att använda dem med hjälpmedel.

Använd en rubrik för varje blad: kryssa för Tabellen har rubriker i punkten Tabell på fliken Infoga. Då kan hjälpmedlen återge rubriken när de bläddrar i tabellen och läsaren behöver inte komma ihåg den informationen.

Ge diagrammen en alternativ text

Även i Excel ska du ange alternativ text, alt-text, för bilder och grafer. I Excel-filen kan texten vara begränsad, eftersom även själva tabellen med exakta uppgifter vanligtvis är med. Om du till exempel har satt in uppgifter i en tabell om vanligheten av fall under olika år och du på basis av tabellen skapar ett linjediagram, räcker det med att ange den trend som linjen presenterar som alternativ text, det vill säga om trenden är jämn, uppåt- eller nedåtgående.

Diagram som skapats i Excel används dock ofta i andra dokument. Då är den alternativa texten beroende av den omgivande texten. Om du använder ett diagram som du skapat i Excel i till exempel en PowerPoint-presentation och det väsentliga innehållet i diagrammet också berättas med ord, kan du ha en kort alternativ text. Om uppgifterna i diagrammet endast framgår av diagrammet, ska du redogöra för innehållet i beskrivningen. Om det handlar om en dekorativ bild, ska du markera bilden som dekorativ. Du kan ange den alternativa texten antingen i Excel eller i det programmet där du skapar dokumentet.

I Excel 2016-programmet anges alternativ text på följande sätt:

1. Välj bilden genom att klicka på diagramområdets kant (alltså inte på diagrammet).
2. Tryck på högra musknappen.
3. Välj punkten Redigera bild i menyn som visas.
4. Gå till den tredje punkten och välj det nedersta alternativet Alternativ beskrivning.
5. Skriv in alternativa texten i fönstret som öppnas i fältet Beskrivning. Du kan lämna fältet Rubrik tomt.

Kontroll

När du är klar med arbetsboken, ska du kontrollera dess tillgänglighet. Du uppnår bäst resultat när du kombinerar programmets egen automatiska kontroll och en kontroll med blotta ögat.

Funktionen Kontrollera tillgänglighet

Excel-programmet har en funktion som kan användas för att kontrollera filens tillgänglighet. Funktionen heter Kontrollera tillgänglighet. Den hittar många tillgänglighetsfel och problem, men inte alla. Funktionen finns i menyerna Granska eller Arkiv. Du kan endast utföra tillgänglighetskontroll på filer av filformatet .xlsx.

1. Öppna fliken Arkiv. Under punkten Info finns knappen Felsök.
2. Öppna menyn med knappen och välj Kontrollera tillgänglighet i mitten.
3. Efter detta öppnas fönstret Tillgänglighetskontroll i högra kanten av skärmen. I kontrollresultaten syns eventuella fel och varningar.
4. Tryck på ett elementnamn i resultatlistan för att få mer information om resultaten. Excel markerar den felaktiga punkten och berättar också varför den ska korrigeras samt ger anvisningar. Programmet ger även varningar och tips.
5. Korrigera åtminstone alla uppenbara fel.

Observera, att kontrollen inte hittar alla fel och inte kontrollerar kvaliteten! Kontrollen granskar till exempel om en bild har en alternativtext, men bedömer inte hur bra alternativtexten är. Därför behövs också att en människa utför en kontroll.

Gör en egen kontroll

Kontrollera ännu följande saker efter att du har kört tillgänglighetskontrollen och korrigerat de fel som kommit upp:

• Om du använde bilder eller färger, se till att de har tillräckliga kontraster.
• Har arbetsboken en tydlig och tillräckligt luftig placering?
• Har alla tabeller ett namn?
• Har det angetts en titel i filens egenskaper?
• Har filen fått ett bra filnamn som beskriver filens innehåll för dem som laddar ner den?

Tillgänglig PDF av Excel

När du har skapat en arbetsbok enligt anvisningarna ovan och kontrollerat dess tillgänglighet, kan du konvertera den till en tillgänglig PDF-fil.

1. Skapa en PDF-fil med hjälp av funktionen Exportera.
2. Välj Exportera > Skapa PDF-/XPS-dokument.
3. Öppna menyn Alternativ innan du publicerar dokumentet.
4. Välj punkten Dokumentstrukturtaggar för tillgänglighet. Det här valet gör att de tillgänglighetsstödande egenskaper som du skapat följer med till PDF-filen.
5. Därefter kan du publicera PDF-filen.

Använd inte funktionen Skriv ut till PDF. Resultatet blir inte en tillgänglig PDF-fil, utan bara en bild.