Tillgänglighet i filer och dokument
Lagen om tillhandahållande av digitala tjänster gäller utöver webbsidor även filer som publiceras på nätet. Med hjälp av anvisningarna i guiden säkerställer du att de filer du publicerar följer lagens tillgänglighetskrav. Lagen gäller PDF-, Word-, PowerPoint- och Excel-filer som har publicerats på nätet efter den 23 augusti 2018. Kraven ska alltså efterföljas i dagsläget.
Dokument och filer som publiceras på webbsidor samt dokument som delas ut som bilagor ska i huvudsak också vara tillgängliga. Med tillgängliga dokument avses dokument som kan läsas med skärmläsare och som även i övrigt följer de allmänna principerna för tillgänglighet. Enligt rekommendationerna ska man använda applikationens eller dokumentunderlagets stilar och applikationens tillgänglighetsfunktioner när man publicerar dokument som är avsedda att offentliggöras eller att delas ut till kunder.
Använd alltid den använda applikationens inbyggda stilar och egenskaper.
Samma anvisningar om tydligt innehåll, klar språklig framställning och visuell utformning som gäller webbsidor gäller även dokument som skrivs ut och delas som filer. Om presentationen delas ut som en fil, ska du ytterligare beakta applikationernas egna inställningar för att göra innehållet tillgängligt.
I applikationerna Word, Excel och PowerPoint, som ingår i produktfamiljen Microsoft Office, är det möjligt att göra innehållet läsbart för skärmläsare. Även PDF-filer som sparas med dessa applikationer kan göras tillgängliga. Om en tillgänglig PDF-fil skapas med Adobes program InDesign, ska tillgängligheten beaktas redan i styckeformaten (Export tagging).
Filernas tillgänglighet baserar sig på en teknik som liknar tekniken för webbplatser. Innehållet skapas av motsvarande element som webbsidor. Följ först och främst alla anvisningar för webbsidor som gäller tydligt innehåll och visuell utformning av det. Använd därutöver applikationer enligt följande anvisningar.
Även om du inte just nu vill skapa en fil som ska publiceras på nätet, ska du ta i beaktande att filen senare kan läggas ut på nätet. Följ alltid tillgänglighetsanvisningarna när du skapar Word-, Powerpoint- eller Excel-filer. Då behöver du inte ändra på dina filer i efterhand.
Mer ingående anvisningar för olika filers tillgänglighet:
Snabbguide för olika filers tillgänglighet:
Word
Kontrollera att:
- bilder och diagram har alt-text
- rubriker och mellanrubriker i dokumentet har skapats med format
- länkar har en text som beskriver objektet
PowerPoint
Kontrollera att:
- att bilderna är skapade med format och element
- presentationsbilderna är i den ordning som de är avsedda att läsas
Excel
Kom ihåg att:
- ge flikarna namn som beskriver deras innehåll
- radera tomma flikar
- använda en tydlig tabellstruktur
- använda beskrivande kolumnrubriker
Mer information på finska finns på Saavutettavasti.fi: Excel-anvisningar
PDF-filer (Adobe InDesign och Acrobat)
- välj det publiceringsalternativ som passar bäst för elektronisk publicering bland PDF-alternativen
Mer information på finska finns på Saavutettavasti.fi: PDF-anvisningar
Mer information om tillgänglighet i filer på finska finns på webbplatsen saavutettavasti.fi. Nedan finns mer information om ämnet.
eOppiva och Celia
I utbildningen koncentrerar man sig på Word-, PowerPoint- och Excel-filer samt på hur de konverteras till rätt PDF-format. Utbildningen riktar sig till experter som producerar innehåll samt kommunikatörer inom den offentliga förvaltningen.
RFV och Celia
Tillgänglighetsexperten Kirsi Ylänne från Celia berättar om hur man förverkligar tillgänglighet i filer och om tillgänglighetsutmaningar i filer.