Tillgänglighet för PDF-filer

Det vanligaste formatet att dela filer i på nätet är Adobe Portable Document Format, bättre känt som PDF. En fil som skapats i Word, PowerPoint eller Excel enligt anvisningarna ovan och vars tillgänglighet har kontrollerats, producerar i regel en tillgänglig PDF-fil.

Om filen är speciellt invecklad och innehåller exempelvis många spalter, textrutor, kombinationer av text och bild eller multimediainbäddningar, kan du behöva kontrollera dess tillgänglighet med Adobes egna program.

Egenskaper hos en tillgänglig PDF-fil

För att PDF-dokumentet ska vara tillgängligt för så många som möjligt, måste det ha vissa egenskaper.1.En tillgänglig PDF-fil är kodad, vilket innebär att dess strukturer såsom rubriker, stycken, listor och tabeller är markerade med taggar.

1. En tillgänglig PDF-fil är kodad, vilket innebär att dess strukturer såsom rubriker, stycken, listor och tabeller är markerade med taggar.
2. En tillgänglig PDF-fil har bokmärken, åtminstone om det är en fil med många sidor.
3. Läsordningen för dokumentets innehåll har fastställts.
4. Bilderna i dokumentet har textalternativ, det vill säga bildernas väsentliga innehåll förklaras med så kallad alt-text, eller så är de markerade som dekorativa.
5. PDF-dokumentet har minst ett fastställt huvudspråk. Om dokumentet innehåller text på flera språk, är de alla definierade var för sig.
6. Dokumentet har en fastställd titel i PDF-filens egenskaper.
7. Dokumentet har ett begripligt filnamn.
8. Dokumentet har ett lättläst teckensnitt i tillräcklig storlek. Kom ihåg att läsaren vanligtvis inte kan redigera PDF-filen.
9. Om dokumentet har färger, ska konstrasten mellan text och bakgrund vara tillräcklig.
10. Om PDF-dokumentet är ett formulär, är dess formulärfält markerade med taggar, fälten har inforutor och det går att förflytta sig från ett fält till ett annat utan mus.

Ibland behövs Adobes program

Vanligtvis skapar man ganska enkla dokument i MS Office-programmen, såsom Word och PowerPoint. Om du har skapat ditt dokument enligt anvisningarna och kontrollerat det både själv och med programmets tillgänglighetskontrollfunktion, är Word-filen tillgänglig. Om du har exporterat den till en PDF-fil på så sätt att du har kryssat i ”Dokumentstrukturtaggar för tillgänglighet”, kan du i regel lita på att resultatet är en tillgänglig PDF. Dokumentet behöver inte längre redigeras i andra program.

Väldigt invecklade dokument kan däremot kräva ytterligare behandling med andra program. Adobe Acrobat DC kan användas för att redigera PDF-filer. Hurdant är ett invecklat dokument?

Det lönar sig att kontrollera PDF-filens tillgänglighet separat om:

• den har många spalter
• den har otypiska placeringar, såsom textrutor eller bilder som inte är bundna till textens nivå
• den har sidhuvuden eller sidfötter
• den har inbäddade multimediaelement
• den är ett ifyllbart formulär

Likaså om PFD-filen är skapad och exporterad till PDF med ett annat program, till exempel layoutprogrammet InDesign, lönar det sig att kontrollera tillgängligheten med Adobe Acrobat.

PDF-filer kan kontrolleras och redigeras i programmet Adobe Acrobat Pro/DC. En av de viktigaste egenskaperna i en tillgänglig PDF-fil är att den har rätt struktur som är markerad i relevant kodning. Dessa koder kan korrigeras och redigeras i Adobe Acrobat. Du kan också skapa alternativ text till bilder, redigera läsordningen och lägga till metadata, såsom språk och titel, med programmet.

Programmet Acrobat har också en egen kontrollfunktion för tillgänglighet. Den upptäcker om det fattas uppgifter eller funktioner i filen som är väsentliga ur ett tillgänglighetsperspektiv och ger anvisningar för hur du kan korrigera filen (bild nedan).

Även gamla PDF-filer kan göras tillgängliga

Lagen om tillhandahållande av digitala tjänster kräver att alla dokument som laddas upp på nätet efter den 23 september 2018 ska vara tillgängliga. Kravet gäller även filer som är äldre än så, om de är väsentliga för att personens förmåner, rättigheter eller skyldigheter ska förverkligas.

Kravet kan innebära att icke-tillgängliga, redan publicerade PDF-filer behöver ändras till tillgängliga i efterhand.

Om du har kvar det ursprungliga dokumentet, det vill säga den fil som PDF-dokumentet en gång skapades från, är det i allmänhet enklare att redigera den än att korrigera PDF-filen. Om du har kvar den ursprungliga docx-filen, kan du göra den tillgänglig i Word och spara den som PDF igen.

Ofta har man dock inte kvar den ursprungliga filen. I sådana fall är alternativet att redigera PDF-filen så att den blir tillgänglig eller att skapa ett helt nytt html-innehåll. För att redigera PDF-filer behöver man programmet Adobe Acrobat DC.

Det lönar sig att starta arbetet genom att kontrollera filens tillgänglighet med Adobes eget kontrollverktyg. Om verktyget meddelar att det endast finns få saker att korrigera, kan du redigera filen tillgänglig genom att följa kontrollrapportens anvisningar. Adobe har ganska genomgripande anvisningar för att säkerställa tillgängligheten i filer, till exempel:

EN https://helpx.adobe.com/acrobat/using/create-verify-PDF-accessibility.html 

FI https://helpx.adobe.com/fi/acrobat/using/create-verify-pdf-accessibility.html

Formulär

Formulär som fylls i på nätet kan vara svåra att genomföra som tillgängliga. Man ska kunna fylla i ett tillgängligt formulär med enbart tangentbordet och varje punkt som ska fyllas i ska innehålla information om vad som ska fyllas i.

I praktiken kan ett formulär som fylls i på datorn skapas på några olika sätt. Den bästa lösningen för tillgänglighet är att använda html-formulär (till exempel som en webbsida). Många publiceringssystem har färdiga insticksprogram som du kan använda för att skapa formulär som också går att fylla i med hjälpmedel.

Det går också att skapa tillgängliga formulär i PDF-format, men det kräver att du har programmet Adobe Acrobat Pro/DC för att kunna definiera alla nödvändiga egenskaper i formuläret. I Adobe kan du till exempel skapa formulärfält, lägga till tips för ifyllnad och koda formulärfälten med rätt taggar.

Word-formulär är mer utmanande angående tillgänglighet, eftersom Word också är ett redigeringsprogram. Det är väldigt svårt att skydda filerna så att hjälpmedelsanvändaren endast kan redigera de punkter där man vill att hen fyller i information. Ifyllandet av Word-formulär kräver avancerade IT-kunskaper av till exempel skärmläsaranvändare. Den som skapar formulären behöver å sin sida kunna använda utvecklingsverktyg för att producera tillgängliga Word-formulär.

Det bästa alternativet avseende tillgänglighet är alltså webbformulär. Om formuläret också ska vara tillgängligt i pappersformat eller det behöver vara formbundet av exempelvis arkivrelaterade skäl, lönar det sig att använda PDF-formulär. Word-formulärens tillgänglighet är så svag att du i anslutning till dem hellre bör ge ett alternativt sätt att sköta ärendet, till exempel med telefonsamtal eller besök på plats.