PDF-tiedoston saavutettavuus

Yleisin muoto jakaa tiedostoja verkossa on Adoben Portable Document Format, tutummin PDF. Wordissa, PowerPointissa tai Excelissä edellä olevien ohjeiden mukaisesti tehty tiedosto, jonka saavutettavuus on tarkistettu, tuottaa pääsääntöisesti saavutettavan PDF-tiedoston.

Jos tiedosto on erityisen monimutkainen ja siinä on esimerkiksi monia palstoja, tekstilaatikoita, tekstin ja kuvan yhdistelmiä tai multimediaupotuksia, voi sen saavutettavuuden tarkistaminen vaatia Adoben omia ohjelmia.

Saavutettavan PDF:n ominaisuudet

Jotta PDF-asiakirja on mahdollisimman monien ihmisten käytettävissä, täytyy sillä olla tiettyjä ominaisuuksia.

1. Saavutettava PDF on koodattu eli sen rakenteet kuten otsikot, kappaleet, listat, taulukot ym. on merkitty tunnisteilla (“tags”).
2. Saavutettavassa PDF:ssä on kirjanmerkit ainakin, jos kyseessä on monisivuinen tiedosto.
3. Asiakirjan sisällön lukujärjestys on määritelty.
4. Asiakirjassa oleville kuville on annettu tekstivastineet eli kuvien olennainen sisältö on selostettu ns. alt-tekstinä, tai ne on merkitty koristeellisiksi.
5. PDF-asiakirjalle on määritelty vähintään pääkieli. Jos asiakirjassa on tekstiä useammalla kielellä, ne on kaikki määritelty erikseen.
6. PDF:lle on ominaisuuksissa määritelty dokumentin otsikko.
7. Asiakirjalle on annettu ymmärrettävä tiedostonimi.
8. Asiakirjassa on käytetty helposti luettavaa fonttia tarpeeksi suuressa koossa. Muista, että lukija ei yleensä pysty muokkaamaan PDF:ää itse.
9. Jos asiakirjassa on käytetty värejä, tekstin ja taustan välillä on riittävä kontrasti.
10. Jos PDF-asiakirja on lomake, sen lomakekentät on merkattu tunnisteiden avulla, kentissä on vihjeteksti ja kentistä toiseen pystyy siirtymään ilman hiirtä.

Joskus tarvitaan Adoben ohjelmia

Yleensä Microsoft 365:n ohjelmissa kuten Wordissa ja PowerPointissa tehdään melko yksinkertaisia asiakirjoja. Jos olet tehnyt asiakirjasi ohjeiden mukaisesti ja tarkistanut sen sekä itse että ohjelman helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla, Word-tiedosto on saavutettava. Jos olet vielä vienyt sen PDF:ksi niin, että asetuksissa on valittu “asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoja varten”, pääsääntöisesti voit luottaa siihen, että tuloksena on saavutettava PDF. Asiakirjaa ei ole enää tarpeen muokata muissa ohjelmissa.

Sen sijaan kovin monimutkaiset saattavat vaatia lisäkäsittelyä muilla ohjelmilla. Pdf-tiedoston muokkaamista varten on Adobe Acrobat DC. Millainen sitten on monimutkainen asiakirja?

PDF:n saavutettavuus kannattaa varmistaa erikseen, jos:

• siinä on monia palstoja
• siinä epätyypillisiä asetteluja, kuten tekstin tasoon sitomattomia tekstilaatikoita tai kuvia
• siinä on ylä- tai alatunnisteita
• siihen on upotettu multimediaelementtejä
• se on täytettävä lomake

Samoin, jos PDF on tehty ja tuotu PDF:ksi jollakin muulla ohjelmalla, esimerkiksi InDesign-taitto-ohjelmalla, kannattaa sen saavutettavuus tarkistaa Adobe Acrobatilla.

Adobe Acrobat Pro/DC -ohjelmassa PDF-tiedostoja voi tarkistaa ja muokata. Saavutettavan PDF:n tärkeimpiä ominaisuuksia on se, että sille on luotu oikea rakenne, joka on merkitty asiaankuuluvin koodauksin. Näitä koodeja voi korjata ja muokata Adobe Acrobatissa. Ohjelmalla voi myös lisätä kuville vaihtoehtoisia tekstejä, muokata lukemisjärjestystä ja lisätä metatietoja, kuten kielen ja otsikon.

Acrobat-ohjelmassa on myös oma saavutettavuuden tarkastamistoiminto. Se havaitsee, jos tiedostosta puuttuu saavutettavuuden kannalta olennaisia tietoja tai toimintoja ja antaa ohjeita tiedoston korjaamiseen. (kuva alla)

Myös vanhoja PDF:iä voi korjata saavutettaviksi

Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta vaatii, että kaikki 23.9.2018 jälkeen verkkoon laitetut asiakirjat ovat saavutettavia. Vaatimus koskee tätäkin vanhempia tiedostoja, jos ne ovat oleellisia henkilön etujen, oikeuksien tai velvollisuuksien toteutumiselle.

Vaatimus saattaa tarkoittaa, että ei-saavutettavia, jo julkaistuja PDF:iä on tarve muuntaa jälkikäteen saavutettavaksi.

Jos tallessa on alkuperäinen dokumentti eli tiedosto, josta PDF on aikoinaan muodostettu, on sen muokkaaminen saavutettavaksi pääsääntöisesti helpompaa kuin PDF:n korjaaminen. Jos alkuperäinen esimerkiksi docx-tiedosto on tallessa, sen voi Wordissa käsitellä saavutettavaksi ja tallentaa uudelleen PDF:nä.

Usein alkuperäinen tiedosto on kuitenkin teillä tietymättömillä. Tällaisessa tapauksessa vaihtoehdoksi jää PDF-tiedoston muokkaaminen saavutettavaksi tai kokonaan uuden tiedoston tai html-sisällön luominen. Pdf-tiedostojen muokkaamiseen saavutettavaksi tarvitaan Adobe Acrobat DC -ohjelma.

Työ kannattaa aloittaa tarkistamalla tiedoston saavutettavuuden tilanne Adoben omilla tarkistustyökaluilla. Jos sen mukaan korjattavaa on vain vähän, voi tiedoston muokata saavutettavaksi seuraamalla tarkistusraportin ohjeita. Adobella on melko kattavat ohjeet tiedostojen saavutettavuuden varmistamiseksi, esimerkiksi:

FI Esteettömien PDF-tiedostojen luominen ja esteettömyyden tarkistaminen, Acrobat Pro (adobe.com)

SE Skapa och verifiera PDF-tillgänglighet, Acrobat Pro (adobe.com)

EN Create and verify PDF accessibility, Acrobat Pro (adobe.com)

Lomakkeet

Verkossa täytettävät lomakkeet voivat olla vaikeita toteuttaa saavutettavina. Saavutettavan lomakkeen täyttämisen pitää onnistua pelkällä näppäimistöllä ja kunkin täytettävän kohdan tulee sisältää tieto siitä, mitä kohtaan täytetään.

Käytännössä tietokoneella täytettävän lomakkeen voi tehdä muutamalla eri tavalla. Saavutettavuuden kannalta yleensä paras ratkaisu on suosia html-lomakkeita (esimerkiksi verkkosivuna). Monilla julkaisujärjestelmien valmiilla lomake-lisäosilla voi tuottaa lomakkeita, joita pystyy täyttämään myös apuvälineillä.

Myös PDF-muodossa on mahdollista tehdä saavutettavia lomakkeita, mutta se vaatii Adobe Acrobat Pro/DC -ohjelmaa, jotta lomakkeelle voi määritellä kaikki tarvittavat ominaisuudet. Esimerkiksi lomakekenttien tekeminen, täyttövihjeiden lisääminen ja lomakekenttien koodaaminen oikeilla tag-merkinnöillä onnistuvat Acrobat-ohjelmassa.

Word-lomakkeet ovat saavutettavuuden kannalta haasteellisimpia, koska Word on myös muokkausohjelma. Tiedostoja on hyvin hankala suojata niin, että apuvälinekäyttäjä pääsee muokkaamaan vain niitä kohtia, joihin tietoa toivotaan laitettavan. Word-lomakkeiden täyttäminen vaatii esimerkiksi ruudunlukuohjelman käyttäjältä edistyneitä tietoteknisiä taitoja. Lomakkeiden laatijalta saavutettavien Word-lomakkeiden tuottaminen puolestaan edellyttää kehitystyökalujen käyttöosaamista.

Saavutettavuuden kannalta paras ratkaisu ovat siis verkkolomakkeet. Jos lomakkeen täytyy olla saatavilla myös paperisena tai sen määrämuotoisuuteen on jokin muu, esim. arkistointiin liittyvä syy, kannattaa suosia PDF-lomakkeita. Word-lomakkeiden saavutettavuus on niin heikkoa, että niiden yhteydessä tulisi mieluummin antaa jokin vaihtoehtoinen tapa saada asia hoidettua, esimerkiksi soitto tai asiointikäynti.