Tiedostojen ja asiakirjojen saavutettavuus
Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta koskee myös verkossa julkaistavia tiedostoja, ei vain www-sivuja. Oppaan ohjeiden avulla voit varmistaa sen, että tekemäsi tiedostot noudattavat lain saavutettavuusvaatimuksia. Laki koskee 23.8.2018 jälkeen verkossa julkaistuja PDF-, Word-, PowerPoint- tai Excel-tiedostoja, eli vaatimukset ovat nyt jo voimassa.
Verkkosivuilla julkaistavat asiakirjat ja tiedostot sekä liitetiedostoina jaettavat dokumentit on myös toteutettava pääosin saavutettavina. Saavutettavalla dokumentilla tarkoitetaan dokumenttia, joka on luettavissa ruudunlukuohjelmalla ja joka on myös muilta osin saavutettavuuden yleisperiaatteiden mukainen. Julkisesti tai asiakkaille jaettaviksi tarkoitettujen dokumenttien tuottamisessa on suositeltavaa käyttää sovelluksen ja dokumenttipohjan tyylejä sekä sovelluksen sisältämiä saavutettavuusominaisuuksia.
Käytä aina kyseisen sovelluksen sisäänrakennettuja tyylejä ja ominaisuuksia.
Tulostettavissa ja tiedostoina jaettavissa dokumenteissa pätevät samat sisällön selkeyteen, hyvään kielelliseen esitykseen ja visuaalisuuteen liittyvät ohjeet kuin verkkosivuilla. Mikäli esitystä jaetaan tiedostona, tulee lisäksi huomioida sovellusten omat asetukset sisällön tekemiseksi saavutettavaksi.
Microsoft Office -tuoteperheen sovelluksissa Word, Excel ja PowerPoint on mahdollista tehdä sisältö siten, että ruudunlukijat tunnistavat sen oikein. Myös näistä sovelluksista tallennettava PDF-tiedosto on mahdollista tehdä saavutettavaksi. Jos saavutettava PDF-tiedosto luodaan Adoben InDesign-ohjelmalla, on se huomioitava jo kappaletyyleissä (Export tagging).
Tiedostojen saavutettavuus perustuu verkkosivujen kaltaiseen tekniikkaan. Sisältö muodostuu vastaavista elementeistä kuin verkkosivu. Noudata ensin kaikkia verkkosivuihin liittyviä ohjeita sisällön selkeyden ja visuaalisuuden osalta. Lisäksi käytä sovelluksia seuraavien ohjeiden mukaisesi.
Vaikka et juuri nyt tuottaisi tiedostoa verkossa julkaistavaksi, ota huomioon se, että tekemäsi tiedosto saattaa myöhemmin päätyä verkkoon. Noudattamalla ohjeita aina, kun teet Word-, PowerPoint- tai Excel-tiedostoja, sinun ei tarvitse jälkikäteen korjata tekemiäsi tiedostoja.
Tiedostojen saavutettavuuden syvälliset ohjeet:
Tiedostojen saavutettavuuden pikaohjeet:
Word
Tarkista, että:
- kuvilla ja kaavioilla on alt-teksti
- dokumentin otsikot ja väliotsikot on tehty käyttäen tyylejä
- linkeillä on kohdetta kuvaava teksti
PowerPoint
Tarkista, että:
- kalvot on toteutettu tyyleillä ja elementeillä
- esityskalvot ovat siinä järjestyksessä kuin ne on tarkoitettu luettavaksi
Excel
Muista:
- anna välilehdille niiden sisältöä kuvaava nimi
- poista tyhjät välilehdet
- käytä selkeää taulukkorakennetta
- käytä kuvaavia sarakeotsikoita
PDF-tiedostot (Adobe InDesign ja Acrobat)
- valitse PDF-vaihtoehdoista ”paras sähköiseen julkaisemiseen” vaihtoehto
Katso lisää Saavutettavasti.fi: Pdf ohjeet
Lisätietoa tiedostojen saavutettavuudesta saavutettavasti.fi -sivustolla. Alta löydät kattavasti lisää tietoa aiheesta.
eOppiva ja Celia
Koulutuksessa keskitytään Word-, PowerPoint- ja Excel-tiedostoihin ja siihen miten ne muunnetaan oikein pdf-muotoon. Koulutus on suunnattu sisältöjä tuottaville asiantuntijoille ja julkishallinnon viestijöille.
AVI ja Celia
Saavutettavuusasiantuntija Kirsi Ylänne Celiasta kertoo tiedostojen saavutettavuuden toteuttamisesta ja tiedostojen saavutettavuushaasteista.